Dirección de Informática se encuentra implementando el sistema AoAT

La Gobernación de Antioquia tiene el gusto de presentar el proyecto de automatización del procedimiento de asesoría o asistencia técnica el cual impacta 15 de secretarías de nuestra institución. Para este proyecto se ha conformado un equipo de trabajo con un representante de cada secretaría. Este equipo es liderado por la Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional en cabeza del Ingeniero Luis Eduardo Corredor Bello como director de la Dirección de Informática.

La Dirección de Informática en respuesta a las necesidades de las distintas dependencias de la Gobernación de Antioquia y específicamente en lo relativo a automatizar el procedimiento PR-M4-P3-7 asesoría o asistencia técnica, del proceso de fortalecimiento institucional y de la participación ciudadana; procedió a analizar y a desarrollar un sistema de información, que supliera la necesidad de automatizar el procedimiento. Igualmente, para ser utilizado en las regiones se incorporarán las funcionalidades de acceso a través de la web y con dispositivos móviles

El procedimiento tiene como objetivo: Brindar asesoría o asistencia técnica eficaz, y oportuna a los Entes Territoriales y Organizaciones Sociales, proporcionando herramientas de gestión que faciliten el desarrollo de competencias para alcanzar mejores niveles de autonomía local y satisfacción de necesidades básicas.

Se inicia con la identificación de las necesidades de asesoría o asistencia técnica que presentan los entes territoriales, organizaciones y personas y termina con el seguimiento y cierre de los compromisos mutuos adquiridos en la asistencia técnica o el cierre normal de la asesoría. Cada dependencia realiza una programación anual con las necesidades de todos los municipios del Departamento. Después cada profesional o contratista responsable de la asesoría o asistencia técnica, elabora la Programación Mensual.

Con base en la programación mensual aprobada, preparan la logística y la documentación necesaria para la ejecución de la asesoría o asistencia técnica en territorio. Con el cual orientan las actividades, transfieren el conocimiento, realizan recomendaciones y establecen compromisos;
Posteriormente, se evalúa la asesoría o asistencia técnica conjuntamente con los usuarios del servicio, identificando la satisfacción por la actividad realizada en "Encuesta de Opinión del Usuario de la Asesoría o Asistencia Técnica".

Con la automatización se espera llegar a cero papeles, la Gobernación paga 75 millones de pesos al año por tener donde almacenar todos los documentos que tiene el procedimiento de Asesorías o Asistencias técnicas.

Los enlaces del procedimiento invierten aproximadamente 4 días de trabajo al mes en consolidar la información y sacar informes, con el sistema de información solo tienen que generar los informes de manera inmediata.

Se estandariza la información y se reducen considerablemente los tiempos de entrega de los reportes.

Con el Sistema de información para asesoría o asistencia técnica (AOAT) se obtendrán los siguientes beneficios en las distintas dependencias:

• Automatizar el registro de AOAT programadas, obteniendo información oportuna y veraz en tiempo real.

• Reducir el uso del papel en un alto porcentaje, el registro se realizará en el sistema.

• Facilitar el trabajo de campo al personal, así como su seguimiento a través del aplicativo móvil.

• Obtener información detallada, oportuna y de fácil consulta por parte de los enlaces, al igual que para la generación de los informes de las dependencias.

• Dado que se ingresarán los datos del proceso de AOAT, desde su planeación hasta su ejecución y cierre, se podrá obtener fácilmente y en línea la información de las asesorías o asistencias técnicas en el tiempo real, por zonas, municipios, asesores, etc. Es decir, se dispondrá en detalle de la trazabilidad de las AOAT registradas en el sistema.

• Obtener reportes con estadísticos e indicadores necesarios para evaluar la gestión del procedimiento.

• Permitirá la validación y alertas permitiendo el control y confiabilidad en la información.

• Propiciar la estandarización del procedimiento y de la información resultante.

• Ahorrar tiempo a los enlaces para consolidar la información y entrega de reportes.

• El sistema de información es parametrizable, con el fin que si algo cambia en el tiempo se pueda modificar por la Gobernación sin problema.

• Desarrollo del sistema con los últimos estándares a nivel mundial en creación de sistemas de información.